10 dicas para você organizar notas fiscais

Entenda o que é a nota fiscal e suas particularidades
janeiro 25, 2019
Saiba tudo sobre o Sistema Tributário Nacional
fevereiro 26, 2019
Mostrar tudo
notas fiscais

 

Notas fiscais são documentos que toda empresa deve manter organizados e com fácil acesso. Assim, quando é preciso provar que uma conta já foi paga, por exemplo, basta ir até a pasta em que a nota está guardada para resolver a questão em poucos minutos.

Além de esta ser uma excelente maneira para evitar problemas com a fiscalização, organizar notas fiscais também contribui para a produtividade, porque acelera processos e elimina desperdícios de tempo no departamento contábil.

Na sua empresa, esta é uma área que ainda precisa ser melhor organizada? Então, sugerimos que você comece implementando as dez dicas para você organizar notas fiscais que reunimos abaixo. Acompanhe:

Imagem relacionada

Como organizar as notas fiscais da empresa

1. Crie pastas para organizar os documentos impressos

O primeiro passo é organizar as notas físicas. Você pode utilizar caixas ou pastas para isso, mas é importante que os documentos sejam separados por: ano, mês e cliente (ou outra categoria mais adequada para o seu negócio. Elas podem ser separadas por produto, por exemplo). Considere utilizar pastas suspensas, dentro de um arquivo, ou sanfonadas. A melhor opção depende do número de notas que devem ser armazenadas.

2. Crie códigos em cores para as suas pastas de notas fiscais físicas

Etiquetas coloridas permitem a rápida visualização das categorias. Assim, se você sabe que a pasta de cor amarela corresponde ao comprador X, fica mais fácil encontrar os documentos deste cliente sempre que necessário.

3. Crie pastas e subpastas no seu computador

Use a mesma lógica para organizar as notas fiscais eletrônicas. Crie pastas descrevendo o ano das notas que estão armazenadas nelas e subpastas com os meses e demais categorias. Isso facilita a busca.

4. Tenha cópias das suas notas fiscais eletrônicas

Quando falamos de documentos importantes guardados no computador, é essencial garantir que eles não serão perdidos caso a máquina precise ser formatada. Faça um backup das suas notas, em um pendrive ou HD externo. Você também pode optar por armazená-las na nuvem. Assim, além de assegurar que elas não serão perdidas, você pode acessá-las a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.

5. Separe as notas que têm mais de 5 anos

Notas fiscais, físicas e eletrônicas, precisam ser guardadas por cinco anos. Documentos mais velhos do que isso, podem ser separados em um arquivo morto. Isso faz com que os documentos que ainda podem ser solicitados pela fiscalização fiquem melhor organizados.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *