Como fazer a contabilidade de uma loja de forma correta

Verifique a situação financeira atual

Antes de começar a organizar as finanças, é preciso revisitar o seu passado e o andamento atual da sua loja. Verifique pontos como:

• A sua empresa está sendo lucrativa?
• Os produtos estão dando retorno?
• Quais a contas a pagar e receber abertas

Este planejamento prévio é fundamental para dar os próximos passos. Com ele você otimiza os resultados e evita desequilíbrios futuros.

Muitas vezes, essa tarefa de colocar todos os números no papel e analisar é demorada. Além disso, sabemos que algumas pessoas chegam a ter medo de ver todas as contas e descobrir prejuízos. Mas, essa ação é super importante e mesmo quando encontrar números não tão agradáveis, pense nas oportunidades.

Descobrir o início de uma crise com antecedência, permite um planejamento maior para buscar soluções e colocá-las em prática.

Nunca misture as finanças pessoais com as da organização

Este é um erro muito comum, principalmente em negócios pequenos. Muitas vezes o dono da loja também é o financeiro, vendas e marketing. Ou seja, a empresa tem apenas um funcionário. Nestes casos, quando a organização do negócio é enxuta, este “problema” é ainda mais perceptível.

Mesmo em casos de micro empresas, não é conveniente misturar as contas da empresa com as pessoais. Isso inclui a retirada de algumas notas do caixa para fazer uma compra rápida. Pode parecer simplório e que não fará a diferença, mas quando a exceção vira um hábito, você precisa ficar atento.

A tecnologia pode te ajudar

Existem algumas ferramentas e métodos que ajudam você na hora de organizar as finanças do seu negócio. São modelos que foram estudados e auxiliam empresas em todo o mundo, da mais pequena até as grandes corporações multinacionais.

Separei alguns exemplos abaixo:

Fluxo de Caixa: permite o acompanhamento de todas as entradas e saídas do caixa de uma empresa por um certo período de tempo. Com ela, é possível ter controle dos compromissos a serem honrados no curto prazo e também permite a realização de projeções. Existem softwares específicos para fluxo de caixa, mas você consegue utilizar tranquilamente uma Planilha no Excel ou no Google.

Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE): serve de complemento ao fluxo de caixa. Com este recurso, é possível saber o resultado líquido da empresa em um determinado espaço de tempo. O DRE pode ser feito em uma planilha do Excel ou Google ou também por meio do uso de softwares de gestão financeira.

Orçamento: com certeza você já ouviu falar e já recebeu um orçamento, não é mesmo? Este documento permite que sejam organizados e calculados os recursos da produção. Além disso, contribui para que estes recursos sejam utilizados de forma consciente pelos gestores e funcionários. Quais são todos os dados que você quer mostrar no orçamento? Organize-os em um documento de Word, no Google Docs ou em um Sistema de Gestão e facilite a organização do seu negócio.

Sistemas de cobrança: Estes recursos tornam automático o processo de cobrança, facilitando o controle financeiro. Eles diminuem a realização de atividades manuais e automatizam a inclusão de informações financeiras.

Software financeiro na nuvem: atualmente, o mercado oferece uma grande variedade softwares que permitem o melhor desenvolvimento das atividades da empresa. Alguns possuem armazenamento na nuvem, o que possibilita ao usuário ter acesso às informações de qualquer lugar e dispositivo. Um modelo comum, que citamos acima, é o Google. Com a parte de documentos, você gera planilhas e apresentações de forma segura e gratuita. Mas, caso o seu negócio precise de mais funcionalidade, considere contratar um sistema especializado pro seu segmento.

Faça uma análise dos custos empresariais

Inicialmente, é necessário elaborar um planejamento financeiro adequado à realidade da loja. Nele, devem ser definidos os objetivos estratégicos do negócio e as metas de custos e eficiência, visando elevar o rendimento e cortar os custos desnecessários. Em seguida, com base nas prioridades financeiras e nos custos fixos do negócios, um fluxo de caixa deve ser elaborado. Com ele, será possível visualizar as receitas e destina-las ao pagamento de despesas, realização de investimentos ou compra de produtos.

Por último, providencie o controle do capital de giro, que ajudará o negócio a manter o equilíbrio entre os prazos de pagamento e recebimento e o giro de estoques, evitando a inadimplência. Com isso, o lojista conseguirá identificar as melhores oportunidades de gestão de custos em curto prazo e projetar o fluxo de caixa necessário para garantir o crescimento da loja.

Identifique oportunidades de corte de gastos

Para cortar gastos supérfluos, os gestores devem analisar as despesas relacionadas ao estabelecimento, tais como aluguel, materiais de limpeza, funcionários, insumos e energia elétrica. Assim, a causa raiz dos problemas de custos acima da média poderá ser identificada e sanada. Outras ações importantes, como incentivar os colaboradores a não consumirem materiais além de suas necessidades, cobrar clientes inadimplentes e contatar fornecedores para adquirir a mercadoria a um custo mais baixo, também são fundamentais para garantir a saúde financeira da loja.

Reduza custos com colaboradores

Ao focar no corte de gastos, muitas empresas resolvem terceirizar algumas de suas atividades, como aquelas ligadas a administração, e manter apenas os funcionários experientes. Essa medida é viável principalmente em épocas de crise, já que reduz os custos com contratação e contribui para o aumento da eficiência geral da empresa.

Faça parcerias com outras empresas

Nos dias de hoje, estabelecer uma parceria não é uma tarefa muito simples, pois envolve inúmeras técnicas de negociação, conhecimento da área e, principalmente, confiança. Contudo, uma parceria de sucesso é uma ótima maneira de fazer sua loja crescer, já que normalmente não requer o investimento de recursos financeiros. Você pode criar uma parceria, por exemplo, com um fornecedor, investidor ou representante. Nela, sempre há uma maneira de explorar benefícios mútuos e, assim, aumentar suas vendas e seu negócio.

Pesquise propostas de empréstimos e financiamentos

Seja qual for o seu orçamento, sempre há uma forma de empréstimo e financiamento que se adeque a ele. Contudo, os gestores devem observar que todas as propostas requerem o pagamento de uma taxa adicional de juros, que deve entrar no planejamento orçamentário da loja. Caso contrário, em vez de crescer, ela sofrerá com um impacto negativo em seu fluxo de caixa por um longo período, podendo até mesmo ir à falência.