Cupom Fiscal: o que é, para que serve e suas vantagens

Os cupons fiscais e as notas fiscais são documentos obrigatórios emitidos por empresas que vendem diretamente ao consumidor. Porém, existem diferenças entre esses dois documentos e elas podem geram dúvidas no consumidor e também no dono da loja.

O cupom fiscal é emitido pelo emissor de cupom fiscal, uma impressora especial, homologada pela Receita Federal. Já a nota fiscal, utiliza um arquivo e um formulário do governo para sua impressão — no caso das NF-e (Notas Fiscais eletrônicas), elas são feitas em ambiente virtual fornecido pela Secretaria da Fazenda.

No cupom fiscal, não é possível incluir muitos dados dos consumidores, por exemplo. Já na nota fiscal, é necessário incluir um cadastro do comprador. No entanto, apesar das diferenças, para fins de recolhimento de impostos, ambos têm o mesmo efeito.

Quer saber mais? Abaixo vamos passar todos os detalhes sobre o cupom fiscal, suas obrigações e benefícios. Acompanhe!

É importante que, em todas as compras feitas diretamente pelo consumidor, seja emitido o cupom fiscal para fins de tributação, mas também para controle das contas da empresa. Isso porque os registros podem servir para conferências e comparações contábeis.

Em 2012, o governo federal sancionou a Lei nº 12.741/12, que obriga a discriminação de tributos tanto na nota quanto no cupom fiscal. Isso significa que o consumidor saberá o quanto está contribuindo em cada produto em impostos como ICMS, PIS e Confins.

A complexidade da nossa legislação e alguns regimes especiais de tributação dificultam uma conta precisa, por isso o valor publicado pode ser aproximado, mas não pode deixar de constar no documento. É possível saber mais detalhes sobre o cálculo no site do SEBRAE, se tiver paixão por cálculos ou receio de que seu sistema não o faça corretamente.

A nova lei tem contribuído tanto para a conscientização do consumidor quanto para que a empresa que está vendendo mostre que grande parte do custo diz respeito aos impostos pagos.

Vantagens de utilizar o cupom fiscal

• A emissão do cupom fiscal, principalmente quando gerida por um bom sistema, agiliza seus processos, facilita o controle de estoque, a contabilidade e pode fornecer dados importantes sobre suas vendas — uma vez que tudo fica registrado.
• O processo manual também é mais sujeito a erros e pode transmitir uma imagem ruim para seu cliente. Afinal, por ser um sistema tecnológico, a falta do cupom passa a ideia de uma empresa atrasada ou antiquada.
• No que se refere a transmitir uma imagem de organização moderna, uma nova alternativa é a NFC-e, que vai adicionar ganhos significativos aos já obtidos com o uso do cupom.

Obrigatoriedade de emissão

Via de regra, a obrigatoriedade de emissão está vinculada ao seu faturamento anual. Se tem alguma dúvida, consulte seu contador para ter certeza do enquadramento no seu caso. Se puder e optar pela não emissão, saiba que deve fixar na parede, e em local visível, uma tabela com o total de impostos de cada produto — em razão da Lei nº 12.741/12, que já mencionamos.

O consumidor tem o direito legal de receber o documento fiscal relativo à sua compra. Em muitos casos, ele pode precisar comprovar a despesa (quando seu empregador for reembolsá-lo, por exemplo), mas pode exigir o documento sem justificar razão alguma e usá-lo para comprovação de compra no caso de troca de mercadoria, quando for o caso.

Emissor do cupom fiscal (ECF)

O emissor nada mais é do que uma impressora especial que é utilizada exclusivamente para emitir o cupom. Ela precisa ser homologada pela Secretaria da Fazenda e compatível com o seu sistema. Por isso, se já possui um ERP ou fez sua opção por algum e quer começar a operar com o cupom, consulte seu fornecedor sobre qual adquirir.

Todos os dados de emissão de cupons ficam registrados no ECF. Essa informação é protegida eletronicamente e será acessada em casos exigidos pela fiscalização.

Sistema para emissão de cupom fiscal

Para que possa emitir os cupons por meio da impressora, é preciso um sistema que registre os produtos, finalize a compra, imprima o cupom e, ao final das operações, permita executar os procedimentos de fechamento exigidos pela legislação.

Muitas empresas confiáveis fornecem soluções para emissão dos cupons, outras nem tanto. No início da obrigatoriedade surgiram vários problemas, mas a maioria dos fornecedores de software que não cumpriu as regras foi retirada do mercado, ou pelos órgãos fiscalizadores ou pelo próprio comércio.

Um fornecedor criterioso no cumprimento das regras legais evita problemas com a fiscalização; mas não é o suficiente. Procure se certificar de que ele está em condições de atender aos prazos para novas exigências que podem surgir — muitos deixam para a última hora e podem fazer com que seu negócio fique sujeito a multas pesadas.

Existem diferenças de emissão de estado para estado, por isso certifique-se que seu fornecedor atenda às exigências locais. Além disso, você precisa se preocupar com os ganhos operacionais que o sistema pode oferecer.

Para terminar, vamos deixar uma sugestão: evite realizar procedimentos improvisados na emissão do cupom fiscal. Muitas empresas acabam passando por vários problemas devido a esse motivo. Para não fazer o procedimento de correção e assim agilizar o atendimento, essas lojas  improvisam no lugar de corrigirem o problema em definitivo. Esse tipo de ação só piora os controles e gera mais erros; por isso, evite ao máximo.