Por quanto tempo sou obrigado a guardar notas emitidas?

Em termos simples e objetivos, se sua empresa não guarda notas fiscais, corre grandes riscos de ter que pagar por uma conta novamente. Quando se tratam de documentos fiscais, caso não tenha como comprovar para o Fisco que a conta já foi paga, além de pagar novamente, será acrescido uma multa de 20% do valor referente aos juros da taxa Selic.

Além disso, não guardar documentos relacionados à comprovação de que as obrigações legais com funcionários foram cumpridas, podem implicar em sérios processos trabalhistas.

Documentos legais e o tempo para guardar

3 anos

• Ficha de acidentes de trabalho;
• CAGED;
• CIPA – Folhas de votação.

5 anos

• Relatórios de acidente de trabalho;
• DIRF;
• Contribuição Sindical;
• Comunicação de Dispensa de Empregado;
• CIPA.

10 anos

• Convênio Salário Educação;
• RAIS;
• Atestado médico de gestante;
• Ficha de salário maternidade.

20 anos

• PPRA.

30 anos

• Documentação relacionada ao FGTS de funcionários.

Tempo indeterminado

• Folha de pagamento dos empregados;
• Livro de registro dos empregados;
• Livros de inspeção do trabalho.

Documentos contábeis e o tempo para guardar

5 anos

• Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções;
• Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA);
• Declarações DIPJ, DCTF;
• DACONDeclaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);
• Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
• Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
• Livros fiscais;
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Notas fiscais e recibos;
• Imposto de Renda.

Quais os riscos que minha empresa corre se perder ou não armazenar os documentos?

• Não poderá vender equipamentos que não usa mais por não ter comprovação fiscal dos bens para entregar ao comprador;
• Pode sofrer cobranças indevidas por parte de fornecedores de serviços como água, luz, telefone, etc;
• Perde o direito à garantia de produtos e equipamentos que foram obtidos ou vendidos pelo estabelecimento;
• Pode sofrer cobranças indevidas por contas que já foram pagas, como aluguel, impostos, imposto de renda, entre outras;
• Em casos de documentos relacionados aos cumprimentos legais trabalhistas, os responsáveis legais pela empresa podem ser processados e ter que pagar todos os direitos do funcionário novamente com acréscimos e multas, além de arcar com danos morais e outros agravantes.

Como fazer o armazenamento de documentos fiscais de forma segura?

Considerando que uma empresa pode gerar literalmente pilhas de documentos por dia, guardar papéis impressos em locais físicos é uma opção totalmente inviável e que não oferece segurança.

Esse tipo de material possui tempo de vida útil e pode sofrer avarias que o invalidem com o decorrer do tempo, principalmente se considerarmos que alguns documentos precisam ser guardados por 30 anos.

Graças aos avanços da tecnologia, hoje podemos contar com soluções modernas, eficazes e muito práticas para resolver todas as questões relacionadas ao armazenamento de documentos legais e contábeis de uma empresa como, por exemplo, através de um sistema totalmente automatizado que armazena seus documentos digitalmente em servidores na nuvem.