Como gerenciar notas fiscais eletrônicas com mais eficiência?

Uma grande facilidade encontrada pelas empresas atualmente é a possibilidade de emitir notas fiscais eletrônicas. Entre as principais vantagens das NF-e, podemos citar as economias de papel, de tempo e de espaço – uma vez que os documentos ficam armazenados no computador, podendo ser facilmente encontrados sempre que necessário.

Mas é muito importante que os responsáveis pelas notas saibam como organizá-las e como padronizar os processos relacionados a estes documentos. Só assim é possível garantir que os benefícios (como a economia de tempo no dia a dia do setor contábil) serão aproveitados e que não haverá problema algum caso seja necessário passar por uma auditoria ou fiscalização.

Será que as notas fiscais eletrônicas já são bem administradas na sua empresa? Confira a seguir:

5 dicas para gerenciar notas fiscais eletrônicas

1. Organize as notas assim que elas chegam ou são emitidas

Ainda que a sua empresa não receba ou emita muitas notas fiscais semanalmente, é muito importante padronizar as atividades para evitar o acúmulo de documentos que precisam ser organizados – vale destacar que acumular notas fiscais eletrônicas pode levar a erros no processo. Por isso, inclua na rotina da empresa a organização das notas assim que elas chegam. Os documentos devem ser guardados em pastas separadas por mês e ano. Dessa forma, você evita perder documentos importantes e garante que eles possam ser facilmente encontrados.

2. Cheque se o documento é autêntico

Evite problemas com a receita, checando a autenticidade dos documentos eletrônicos recebidos. Para isso, basta fazer uma visita ao site da prefeitura da cidade que emitiu a nota. Procure pela área para verificar a autenticidade, digite o código de verificação e garanta que está tudo certo com o documento antes de armazená-lo.

3. Acesse o site da fazenda com frequência

Para evitar o armazenamento de documentos inválidos, algo que pode trazer problemas no futuro, também é importante checar o status da nota fiscal atribuído pela fazenda depois que a nota é emitida. Assim, é possível solucionar casos em que o documento é negado ou rejeitado – tanto em notas emitidas pelo seu negócio quanto nas enviadas por outras empresas.

4. Mantenha os seus arquivos digitais seguros

Nunca é demais lembrar que arquivos armazenados apenas no computador podem ser perdidos – caso a máquina seja roubada ou formatada, por exemplo. Um cuidado que evita dores de cabeça no futuro é fazer um backup dos arquivos que contêm as notas fiscais. Lembrando que o backup precisa ser atualizado sempre que um novo documento é incluído. Uma alternativa é colocar as suas notas na nuvem, outra é incluí-las em um sistema de gestão.

5. Saiba aproveitar a tecnologia

A tecnologia oferece soluções que otimizam diversos processos realizados em uma empresa. A gestão das notas fiscais é um deles. Você pode contar, por exemplo, com um software que simplifique a emissão de notas fiscais, permita o rápido compartilhamento dos documentos e que possa ser integrado ao sistema de gestão utilizado pelo seu negócio. As vantagens são: o melhor aproveitamento de tempo no setor contábil, uma maior precisão nas atividades relacionadas às notas fiscais eletrônicas, mais segurança para a empresa e mais praticidade do gerenciamento de uma forma geral.

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